Правильный выбор зала для массового мероприятия имеет особое значение для достижения целей семинара, встречи, общения со СМИ. Основные моменты, на которые организаторы должны обратить внимание, при выборе конференц-зала являются следующие, являются следующие:
Выбирая место проведения конференции, организаторы исходят из ожидаемого количества участников. Можно выбрать небольшую комнату, рассчитанную на несколько десятков присутствующих. Если оценочное количество участников достигнет нескольких сотен, желательно выбрать зал, аналогичному небольшому кинотеатру.
В зале, не соответствующем масштабу проводимой конференции, участники испытают дискомфорт: теснота и отсутствие стульев либо, наоборот, пустой зал может усложнить ход мероприятия.
Техническая сторона также должна максимально соответствовать целям, поставленным организаторами и участниками. И здесь речь не только о непосредственных устройствах, к которым относятся, например, система кондиционирования и освещения. Необходимо выбрать комнату, в которой каждый участник конференции, сможет свободно видеть и слышать и даже общаться (если предполагается проведение встреч и обсуждений) докладчика.
В набор требуемого оборудования для конференц-залов включены звуковые усилители, микрофоны, монитор или проекционный экран, другие детали аудио- и видеосистем.
Безусловно, для организаторов следует предусмотреть, как все участники доберутся до места проведения встречи, вебинара, семинара. Таким образом, если ожидается большое количество число участников, приезжающих из других городов, было бы разумно выбрать конференц-зал, расположенный в той же гостинице, отеле, где проживают нерезиденты.
Можно сказать, что центр города или пригорода не имеет особое значение: главное, чтобы все участники конференции не испытывали затруднений в поиске места для этого мероприятия.
А о том, по каким критериям можно выбирать конференц-зал в Киеве - можно узнать здесь.
Trilot Group Ltd. Russia
